Un CRM pensado para que ningún lead templado se enfríe entre cohortes
Pipeline de leads, seguimiento por WhatsApp, drips personalizados y conversión por canal y por cohorte. Conectado a la ficha del alumno desde el primer mensaje.
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Lo que pasa hoy en academias online sin CRM real
- ✗ Lanzas la cohorte de mayo, captas 200 leads y a los 15 días no sabes cuáles vieron el webinar ni quiénes agendaron llamada.
- ✗ El seguimiento del lead depende de que la cofundadora tenga buena memoria y mire Mailchimp, Calendly y WhatsApp por separado.
- ✗ No tienes ratio de conversión por canal de captación (Instagram, YouTube, podcast, referido) ni por tipo de lead magnet.
- ✗ Cuando un lead no compra, nadie le vuelve a contactar y se pierde sin saber qué objeción tuvo.
- ✗ El WhatsApp del lead no está vinculado a su ficha, así que cuando entra como alumno se pierde toda la conversación previa.
Cómo lo resolvemos en WhitebooK
WhitebooK funciona como CRM educativo: cada lead que entra (descarga lead magnet, ve webinar, agenda llamada) tiene una ficha con estados claros, canal de captación, drip activo, llamadas agendadas y conversación de WhatsApp asociada. Cuando ese lead se convierte en alumno, mantiene su histórico: la tutora ve qué le interesó al inicio, qué dudas tuvo antes de pagar y por qué se decidió, sin tener que preguntárselo.
Los documentos rich-text guardan los lead magnets, los guiones de llamada de venta y las respuestas a objeciones. La base de datos relacional conecta lead → alumno → cohorte → factura → conversaciones, permitiendo medir conversión por canal y por lead magnet. La pizarra Edgeless mapea el funnel completo de la academia. Las automatizaciones n8n integradas hacen el trabajo aburrido: nurturing 7 días tras descarga, recordatorio de webinar, follow-up post-llamada, oferta urgencia 48h antes del cierre, reactivación a leads templados que no compraron. El canal cliente unifica WhatsApp, Telegram y chat por curso.
El antes era una academia captando leads y rezando para que comprasen. El después es un CRM que avisa cuando un lead caliente lleva 3 días sin responder, y la directora ve un panel real: cuántos leads en pipeline, qué canal convierte mejor, qué objeción se repite. Cierran un 20-30% más de plazas en cada lanzamiento sin gastar más en publicidad.
Cómo WhitebooK encaja en academias online
Documentos rich-text
Guiones de llamada de venta, respuestas a objeciones y propuestas de cohorte centralizadas.
Ejemplo: Documento 'Objeciones cohorte mayo' con respuesta a 'es caro', 'no tengo tiempo' y 'no estoy seguro de mi nivel'.
Bases de datos relacionales
Pipeline de leads por estado y canal, con conversión por lead magnet y por cohorte.
Ejemplo: Vista 'Leads calientes cohorte mayo' filtrada por agendaron llamada y >2 mensajes WhatsApp.
Pizarras infinitas + Edgeless view
Mapear el funnel completo de captación de la academia.
Ejemplo: Funnel visual: anuncio Instagram → lead magnet → secuencia 5 emails → webinar → llamada → cohorte.
Automatizaciones n8n integradas
Nurturing y follow-up automáticos sin que comercial tenga que acordarse.
Ejemplo: Lead vio webinar pero no compró → día 1 caso éxito; día 3 oferta cohorte; día 5 testimonio alumna.
Canal cliente (WhatsApp + chat)
La conversación con el lead queda asociada a su ficha y se mantiene cuando se convierte en alumno.
Ejemplo: Lead pregunta 'me interesa pero no sé si llego a tiempo a la cohorte', queda registrado para personalizar la oferta.
Así se ve en tu día a día
L-2026-1142 · Marina Costa · Descargó ebook + vio webinar · Agendó llamada 06/05.
L-2026-1158 · Rodrigo Vega · Vio webinar · Pregunta financiación por WhatsApp.
L-2026-1167 · Elsa Marín · Descargó ebook hace 14 días · Sin actividad reciente — reactivar.
Preguntas frecuentes
¿Sirve para una academia que solo lanza 3-4 cohortes al año? +
Sí, está pensado precisamente para academias en cohorte que captan en oleadas. El CRM permite mantener vivos a los leads que no entraron en una cohorte para retomarlos en la siguiente, en vez de que se pierdan.
¿Mide ratio de conversión por canal de captación? +
Sí. Cada lead lleva su canal de origen y su lead magnet. El panel agrega conversión a cohorte por canal: Instagram, YouTube, podcast, referido, anuncio. Detectas qué canal te paga el CAC y cuál no.
¿Se puede hacer remarketing por WhatsApp a leads antiguos? +
Sí, dentro del marco de WhatsApp Business. Lanzas campañas a leads templados de cohortes anteriores ofreciendo bonus o early bird, todo desde el propio CRM y respetando ventana de 24h.
Tengo el histórico de leads en Mailchimp y ActiveCampaign, ¿lo importáis? +
Sí, importamos el histórico completo de leads, etiquetas, secuencias y aperturas. Los enlazamos con la ficha del alumno si esos leads ya compraron en su día.
¿Cuánto cuesta vs un CRM educativo específico? +
Free para 1 usuario. Pro 9,99€/usuario/mes con pago anual. Tres personas son ~30€/mes vs 80-200€/mes que cuestan CRMs como ActiveCampaign + Calendly + un Notion-CRM, y aquí incluyes WhatsApp.
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