El CRM que entiende cómo se vende un proyecto
Promotores, anteproyectos en oferta, honorarios firmados y proyectos en obra en una BBDD relacional, con WhatsApp del promotor integrado.
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Lo que pasa hoy en estudios de arquitectura sin CRM
- ✗ Los promotores que llamaron hace seis meses preguntando por una reforma se pierden en el correo del socio fundador.
- ✗ El estudio no sabe cuántos anteproyectos tiene en oferta ni el ratio de conversión a encargo firmado.
- ✗ Los honorarios firmados, los pagos por fases y los retrasos del promotor viven en un Excel del despacho de contabilidad.
- ✗ Cuando un promotor recomienda al estudio a un amigo, nadie recuerda quién le atendió hace dos años ni qué proyecto se hizo.
- ✗ Los CRMs genéricos tipo HubSpot no entienden 'fase de anteproyecto', 'visita inicial al solar' o 'pago al visado'.
Cómo lo resolvemos en WhitebooK
WhitebooK es el CRM del estudio: una BBDD de promotores conectada a una BBDD de oportunidades (anteproyectos en oferta, presupuestos enviados) que al firmarse generan automáticamente el expediente de proyecto. Cada promotor tiene su histórico: cuántos proyectos ha firmado, qué amigos ha referido, qué pagos están pendientes y cuál es la última conversación por WhatsApp con el estudio.
Las cinco piezas encajan así. Los documentos guardan propuestas de honorarios, contratos y memorias técnicas comerciales. La BBDD relacional cruza promotor, oportunidad y proyecto: una vista 'Pipeline' con anteproyectos en oferta, otra 'Obras activas' con dirección de obra en curso. Las pizarras Edgeless sirven para mapear la red de promotores y referencias. Las automatizaciones n8n recuerdan llamar al promotor a los 15 días tras enviar oferta y crean el expediente de proyecto cuando se marca como ganada. El canal cliente integra WhatsApp del promotor.
El antes era una agenda mental del socio fundador y un Excel con 30 promotores que nadie consultaba. El después es un pipeline visible, conversiones medidas y cero promotores olvidados, con la conversación del promotor anclada al expediente correcto.
Cómo WhitebooK encaja en estudios de arquitectura
Documentos rich-text
Propuestas de honorarios, memorias comerciales y contratos plantillados que se generan desde la ficha del promotor.
Ejemplo: Documento 'Propuesta de honorarios — Sra. Vidal, reforma C/Aragó 95 m²' con desglose de fases y pagos.
Bases de datos relacionales
BBDD de promotores, oportunidades y proyectos enlazadas: histórico, ratio de conversión y red de referencias visible.
Ejemplo: Vista 'Pipeline' con columnas Anteproyecto en estudio, Oferta enviada, Pendiente firma, Firmado.
Pizarras infinitas + Edgeless view
Mapa visual de la red de promotores y quién recomendó a quién para entender el origen real de los encargos.
Ejemplo: Pizarra 'Red de promotores 2026' con nodos de promotor y flechas de referencia entre ellos.
Automatizaciones n8n integradas
Recordatorios de seguimiento de oferta, creación automática de expediente al firmar y alertas de pago pendiente.
Ejemplo: Flujo n8n que cada lunes lista ofertas enviadas hace más de 15 días sin respuesta y avisa al socio comercial.
Canal cliente (WhatsApp + chat)
WhatsApp del promotor en su ficha desde la primera llamada y luego enlazado al expediente del proyecto firmado.
Ejemplo: Conversación con la Sra. Vidal vinculada a su ficha en CRM y, cuando firma, al expediente de la obra.
Así se ve en tu día a día
Origen: recomendación de Joan Roca (Casa Roca Pi, 2024).
Estado: oferta enviada 18/04 por reforma de 95 m² en Eixample. Próximo seguimiento: 03/05.
Preguntas frecuentes
¿Sustituye a HubSpot, Pipedrive o Airtable como CRM? +
Sí, para un estudio de arquitectura. Las fases (anteproyecto, básico, ejecución) y el flujo de honorarios por hito ya vienen modelados en la BBDD.
¿Conecta con el WhatsApp del estudio para no perder leads? +
Sí. WhatsApp Business se conecta una vez y cada conversación entrante se enlaza al promotor existente o crea ficha nueva si es la primera vez que escribe.
¿Mide ratios de conversión: leads, ofertas, encargos firmados? +
Sí. La BBDD genera vistas con conversión por origen (referencia, web, networking) y tiempo medio entre primera reunión y firma.
¿Migro mis promotores desde Excel o Google Contacts? +
Sí. Importas un CSV con tus promotores y oportunidades activas y WhitebooK los carga manteniendo histórico de comunicación si está en el archivo.
¿Cuánto cuesta y cómo entro a la beta? +
Free para 1 usuario, 9,99 €/usuario/mes en plan Pro con pago anual. La plantilla CRM viene incluida. Te apuntas a la lista de espera para onboarding guiado.
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