Un CRM que entiende que tu cliente es una cuenta viva, no un deal
Pipeline comercial, brief firmado, sprint del mes y comunicación con cliente en una sola vista compartida por toda la agencia.
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Lo que pasa hoy en agencias con CRM genéricos
- ✗ HubSpot y Pipedrive piensan en deals, no en cuentas con sprint, brief vivo y reporting cada mes.
- ✗ El comercial cierra la cuenta y pasa el contexto al account manager por Slack y se pierden datos del discovery.
- ✗ El histórico de comunicación con el cliente vive entre el CRM, Slack y el WhatsApp del account.
- ✗ No hay forma de ver en una pantalla pipeline + cuentas activas + horas dedicadas + facturación.
- ✗ Los upsells (más canales, más presupuesto, web nueva) no se gestionan porque el CRM no sabe qué tiene contratado el cliente.
Cómo lo resolvemos en WhitebooK
WhitebooK funciona como CRM y plataforma operativa al mismo tiempo. El cliente potencial entra como ficha en una BBDD de pipeline (lead, discovery, propuesta, cerrado). Cuando se cierra, la misma ficha se convierte en cuenta activa: hereda el brief discovery, los servicios contratados, el fee mensual y el histórico de WhatsApp. Comercial y account trabajan sobre el mismo objeto, sin handovers eternos por Slack.
Las cinco piezas en formato CRM. Documentos para propuestas comerciales, contratos de servicio firmados y briefs de discovery. BBDD relacional con pipeline + cuentas activas + servicios contratados + facturación, todo cruzado. Pizarra Edgeless para sesiones de discovery con cliente nuevo donde se mapea su funnel actual y oportunidades. Automatizaciones n8n para recordar al comercial seguimientos, mover etapas al firmar propuesta y abrir el espacio operativo del cliente. Canal WhatsApp donde la conversación comercial se transforma en operativa sin cambiar de hilo.
El antes era el comercial diciéndole al account 'cliente cerrado, te lo cuento mañana'. El después es el account entrando al espacio del nuevo cliente y viendo qué se le vendió, en qué precio, con qué expectativas y qué pidió en la reunión de discovery. El upsell de más canales o de un proyecto web deja de ser conversación olvidada y empieza a ser tarea con plazo en pipeline.
Cómo WhitebooK encaja en agencias de marketing digital
Documentos rich-text
Propuestas comerciales y briefs de discovery que viven dentro del espacio del cliente.
Ejemplo: Propuesta 'Servicios Paid + Contenido 2026 — Lentes Mar' con fee mensual, alcance, KPIs y cláusulas.
Bases de datos relacionales
Pipeline + cuentas + servicios + facturación en BBDD cruzadas con vistas por etapa, account lead y mes.
Ejemplo: Vista Kanban 'Pipeline Q2' con etapas Lead / Discovery / Propuesta / Cerrado / Onboarding y deal value por columna.
Pizarras infinitas + Edgeless view
Sesiones de discovery con cliente nuevo donde se mapea funnel actual y oportunidades de upsell.
Ejemplo: Pizarra 'Discovery Mar — funnel actual' con anuncios, landing, email y huecos donde la agencia puede meterse.
Automatizaciones n8n integradas
Seguimientos automáticos al comercial, conversión de lead a cuenta operativa y alertas de upsell.
Ejemplo: Flujo 'Aniversario contrato' que avisa al comercial dos meses antes de la renovación con datos de uso del cliente.
Canal cliente (WhatsApp + chat)
Misma conversación cuando el cliente era prospect y cuando ya es cuenta activa: cero pérdida de contexto.
Ejemplo: Hilo WhatsApp con cliente desde la primera reunión hasta el sprint del año dos, en un solo espacio del cliente.
Así se ve en tu día a día
Etapa: Cerrado (firmado 12/04). Fee: 3.800 €/mes. Servicios: Paid + Contenido + Email.
Próximo upsell sugerido: rediseño web (Q3) tras subir CR landing actual.
Preguntas frecuentes
¿WhitebooK sustituye a HubSpot o Pipedrive en una agencia? +
Sí. Para una agencia de marketing cubre el caso de uso completo: pipeline, ficha cuenta, comunicación, espacio operativo y reporting de cartera. No necesitas un CRM aparte.
¿Cómo paso un lead cerrado a cuenta activa? +
Con un cambio de etapa. La ficha se mantiene, el deal value pasa a fee mensual, los servicios contratados se vuelven secciones del espacio del cliente y se notifica al account lead.
¿Puedo medir rentabilidad por cuenta? +
Sí. Cruzando BBDD de servicios contratados con horas registradas y facturación, ves margen real por cuenta y por account, no solo facturación bruta. Detectas overruns antes de fin de mes.
¿Cómo está protegida la información comercial y del cliente? +
Cifrado en tránsito y reposo, hosting europeo, control de permisos por rol (comercial, account, paid, dirección) y exportación completa cuando quieras.
¿Cuánto cuesta el CRM dentro de WhitebooK? +
Está incluido. Free para 1 usuario, 9,99 €/usuario/mes en Pro con pago anual. No es un módulo aparte: es parte del workspace.
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