El CRM que entiende a tus pacientes, no a tus deals
Lead, primera valoración, alta de bono, abandono y reactivación. Pipeline clínico con WhatsApp y recordatorios atados al paciente.
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Lo que pasa hoy con el CRM en clínicas de fisioterapia
- ✗ HubSpot o Pipedrive hablan de 'deals' y 'oportunidades', no de pacientes con bono activo o en abandono.
- ✗ El lead que pregunta por WhatsApp 'cuánto cuesta una valoración' no entra al CRM y se pierde sin seguimiento.
- ✗ Los pacientes que llevan dos semanas sin reservar nadie los marca para llamada de fidelización.
- ✗ Marketing manda email a quien ya pidió alta y se queja por LOPDGDD o por molestar al paciente recuperado.
- ✗ El embudo de mutua (Adeslas, Sanitas, DKV) es distinto al privado y ningún CRM genérico lo distingue.
Cómo lo resolvemos en WhitebooK
WhitebooK es CRM con vocabulario clínico. El pipeline tiene fases reales: lead, primera valoración pedida, valoración hecha, bono contratado, paciente activo, en alta, en riesgo de abandono, reactivado. Cada paciente tiene su ficha con histórico, sesiones consumidas y conversación de WhatsApp. La recepción y la gerencia ven exactamente dónde se cae el embudo: si hay leads que no convierten a primera valoración o bonos que se agotan sin reposición.
Las cinco piezas encajan así. Los documentos guardan ficha de paciente y notas comerciales del primer contacto. La BBDD relacional separa pipeline privado, pipeline mutua y pipeline corporativo, con campos propios de cada uno. La pizarra Edgeless mapea el funnel visual de captación. Las automatizaciones n8n cualifican leads de WhatsApp, marcan pacientes inactivos y disparan campañas de reactivación segmentadas. El canal WhatsApp captura todo lead que escribe al número de la clínica.
El antes era un Excel de leads, un Doctoralia para citas y nadie controlando si el paciente recuperado del año pasado podía volver. El después es un CRM clínico donde la recepción ve el embudo del mes, los leads sin atender llegan a notificación y los pacientes en riesgo de abandono salen en una vista para que el fisio haga seguimiento.
Cómo WhitebooK encaja en clínicas de fisioterapia
Documentos rich-text
Ficha de paciente con histórico de contacto, motivo de baja anterior y notas para retomar tratamiento.
Ejemplo: Ficha 'Gómez Ruiz, Lucía' con histórico 2024 cervicalgia + nota 'recuperada, posible reactivación primavera'.
Bases de datos relacionales
Pipelines separados privado/mutua/corporativo con propiedades específicas de cada flujo de venta.
Ejemplo: BBDD 'Pipeline mutua' con paciente, mutua, autorización, sesiones autorizadas y caducidad de la prescripción.
Pizarras infinitas + Edgeless view
Mapa visual del funnel completo, desde captación de lead hasta paciente fidelizado o reactivado.
Ejemplo: Pizarra 'Funnel Q2' con tasa de conversión por fase y puntos rojos donde se cae el lead.
Automatizaciones n8n integradas
Cualificación de leads, alertas de paciente inactivo y campañas de reactivación segmentadas por patología.
Ejemplo: Flujo que cada lunes manda un email a pacientes recuperados de lumbalgia con tabla de mantenimiento.
Canal cliente (WhatsApp + chat)
Todo lead que escribe al WhatsApp de la clínica entra al pipeline como ficha cualificable.
Ejemplo: 'Hola, ¿hacéis suelo pélvico?' crea ficha en pipeline privado con interés 'suelo pélvico' y aviso a recepción.
Así se ve en tu día a día
Leads esta semana: 23 (12 WhatsApp, 8 web, 3 referidos) · Conversión a valoración: 61%.
En riesgo de abandono: 8 pacientes con >14 días sin reserva. Asignados al fisio para llamada.
Preguntas frecuentes
¿Por qué un CRM clínico y no HubSpot o Pipedrive? +
Porque hablan de deals y revenue, no de pacientes activos, bonos consumidos o riesgo de abandono. WhitebooK trae fases y métricas pensadas para clínica de fisio desde el día 1.
¿Cómo segmento entre paciente privado, mutua y corporativo? +
Cada pipeline es una vista de BBDD con campos propios: el privado lleva bono y método de pago, mutua lleva autorización y caducidad, corporativo lleva empresa y convenio.
¿Cómo capto y cualifico leads desde WhatsApp e Instagram? +
El número de WhatsApp Business y los DMs de Instagram entran al CRM como fichas con interés inferido. La recepción cualifica y asigna a fisio en un clic.
¿Y los datos del paciente, dónde viven y qué pasa si me voy? +
Hosting europeo, cifrado en tránsito y reposo, registro de accesos por usuario y exportación completa en CSV/JSON cuando quieras. Cumple con LOPDGDD y encargado de tratamiento sanitario.
¿Cuánto cuesta el CRM y cómo entro a la beta? +
Free para 1 usuario, 9,99 €/usuario/mes Pro anual. El CRM clínico entra con el plan, sin add-on extra. Te apuntas a la lista de espera para onboarding guiado.
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