Un software de gestión que entiende cohortes, leads y soporte de alumno
Operativa de academia online en una sola pantalla: cohorte abierta, alumnos en riesgo, leads templados, facturación al día.
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Lo que pasa hoy en academias online
- ✗ Has probado Teachable, Thinkific o Hotmart pero ninguno cubre bien la operativa de cohortes con tutorización viva.
- ✗ Tienes alumnos pagando, leads templados y exalumnos en bases distintas que nunca se cruzan.
- ✗ Las dudas de los alumnos llegan por WhatsApp, Telegram, email y chat web y nadie sabe en cuál buscar el histórico.
- ✗ Los lanzamientos de cohorte requieren montar una secuencia de emails y formularios pegando 4 herramientas.
- ✗ Facturas, drip emails, comunidad y métricas de finalización viven en sitios separados que no hablan entre sí.
Cómo lo resolvemos en WhitebooK
WhitebooK funciona como software de gestión para academias online pequeñas y medianas: cohortes, alumnos, leads, drip emails, soporte y facturación dentro del mismo workspace. No pretende ser un LMS de universidad, pretende cubrir el 90% del día a día de academias de 1 a 8 personas en el equipo, sin obligarte a pagar Teachable + Mailchimp + Circle + Calendly + Zapier + un CRM aparte.
Los documentos rich-text guardan módulos, briefs y rúbricas. La base de datos relacional conecta alumnos con cohortes, módulos completados, calificaciones, leads y facturas, con vista de progreso por cohorte y panel de alumnos en riesgo. La pizarra Edgeless cubre las clases en directo y los workshops síncronos. Las automatizaciones n8n integradas se ocupan de drips de bienvenida, recordatorios de clase, reactivación de inactivos, nurturing de leads y onboarding post-pago. El canal cliente unifica WhatsApp, Telegram y chat web por curso, asociando cada conversación a la ficha de alumno o lead.
El antes era un equipo de 3 personas con 6 herramientas y una hoja de cálculo de control que nadie quería actualizar. El después es un panel de cohorte abierta donde la tutora ve quién va al día, quién va retrasado y quién no ha entrado en 14 días, todo conectado al WhatsApp del propio alumno. Comercial ve los leads templados con su última conversación. Dirección ve la facturación del mes y la tasa de finalización por cohorte sin pedir nada a nadie.
Cómo WhitebooK encaja en academias online
Documentos rich-text
Módulos del curso, briefs de proyectos y rúbricas centralizadas y versionables.
Ejemplo: Plantilla 'Brief proyecto final cohorte' que cada alumno duplica y rellena con su caso real.
Bases de datos relacionales
Alumnos, cohortes, leads, facturas y comunicación enlazados sin Airtable aparte.
Ejemplo: Vista 'Alumnos en riesgo cohorte abril' con progreso <40% y >7 días sin abrir el curso.
Pizarras infinitas + Edgeless view
Clases en directo y workshops síncronos sin abrir Miro o FigJam.
Ejemplo: Workshop 'Mapa de oferta y posicionamiento' co-editado por 28 alumnos durante la sesión live.
Automatizaciones n8n integradas
Drips, recordatorios y reactivaciones sin Zapier ni ActiveCampaign aparte.
Ejemplo: Lead descarga lead magnet → secuencia 5 emails + WhatsApp en día 3 + invitación a webinar día 5.
Canal cliente (WhatsApp + chat)
Soporte y comunicación con alumno desde un único hilo asociado a su ficha.
Ejemplo: Alumna escribe por WhatsApp con duda sobre módulo 5 y la tutora responde desde la propia ficha de alumna.
Así se ve en tu día a día
Inicio: 12/05/2026 · Fin: 04/07/2026 · 28 alumnos confirmados · Tutora: Sara Lema.
Estructura: 8 módulos + 4 clases en directo + 1 proyecto final + comunidad post-cohorte.
Tasa proyectada de finalización: 75%. Reembolso garantizado primeros 14 días.
Preguntas frecuentes
¿Sustituye a Hotmart, Teachable o Thinkific? +
Para academias en cohorte sin necesidad de hosting de vídeo pesado o certificados acreditados, sí. Para academias con cientos de horas de vídeo y certificados oficiales, convivimos: ellos llevan vídeo y pago, nosotros la operativa de cohorte y comunicación.
¿Funciona para vender cursos evergreen además de cohortes? +
Sí. Una cohorte es solo una etiqueta con fechas, un evergreen es una etiqueta sin fechas. Drips y comunicación se configuran por etiqueta, así que el mismo workspace cubre ambos formatos.
¿Cómo se gestiona la comunidad de alumnos y exalumnos? +
Cada cohorte y curso tiene su chat asociado. Para academias con miles de alumnos seguimos integrando con Circle o Discord, no pretendemos sustituirlos. Para academias pequeñas y medianas, el chat propio cubre el caso.
Tengo alumnos en Hotmart y Mailchimp, ¿se puede migrar? +
Sí, importamos alumnos, leads, etiquetas y secuencias desde Hotmart, Teachable, Mailchimp, ActiveCampaign y CSV. La migración la hacemos contigo en la beta cerrada para no perder etiquetas ni progreso.
¿Cuánto cuesta para una academia con 3 personas? +
Free para 1 usuario. Pro 9,99€/usuario/mes con pago anual. Tres personas son ~30€/mes vs 150-250€/mes que cuesta hoy la pila típica de academia online en español.
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