El software que gestiona la agencia sin sumar cinco herramientas
Pipeline comercial, briefs, sprints, reporting con datos vivos y canal cliente en una sola plataforma para tu agencia.
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Lo que pasa hoy en agencias sin software unificado
- ✗ Cada cliente nuevo obliga a abrir página en Notion, board en Trello, archivo en Figma y grupo de WhatsApp.
- ✗ Saber cuántas horas se llevan invertidas en un cliente requiere preguntar uno a uno al equipo.
- ✗ El reporting semanal al cliente se hace a base de copy-paste de Meta Ads Manager, GA4 y Search Console.
- ✗ El head of account no sabe si el sprint del cliente Premium va al día sin abrir Trello, Slack y Figma.
- ✗ Cuando un account se va de vacaciones nadie encuentra el último brief firmado ni el mood board aprobado.
Cómo lo resolvemos en WhitebooK
WhitebooK funciona como sistema operativo de la agencia. No sustituye Figma para diseño fino ni Premiere para edición: orquesta el trabajo del equipo, los entregables del cliente, los datos de reporting y la comunicación. Cada cliente tiene un workspace con su brief activo, sprint del mes, entregables, dashboard de paid y conversación. El director ve la cartera completa con margen y carga real por cuenta.
Las cinco piezas montadas. Documentos para briefs, planes de campaña y reporting mensual. BBDD relacional para pipeline comercial, sprint de cliente, planning editorial de RRSS y horas registradas. Pizarra Edgeless para mood boards, customer journeys y arquitecturas de funnel en sesiones de descubrimiento. Automatizaciones n8n para reporting que tira de Meta Ads, GA4 y Search Console; recordatorios de entregables al equipo; alertas de overrun de horas. Canal WhatsApp y chat web atados al cliente.
El antes era cada account con su Trello y su Notion personal y un director sin visibilidad real. El después es un panel de cartera con clientes activos, sprint del mes, horas consumidas vs presupuestadas y margen por cuenta. La agencia se gestiona como un negocio, no como un caos creativo.
Cómo WhitebooK encaja en agencias de marketing digital
Documentos rich-text
Plantillas estandarizadas de brief, plan de campaña y reporting que mantienen consistencia entre accounts.
Ejemplo: Plantilla 'Plan de campaña 360' que toma datos del brief y rellena objetivos, mensajes y KPIs.
Bases de datos relacionales
BBDD maestra de pipeline + clientes + entregables + horas + facturación cruzadas para reporting interno.
Ejemplo: BBDD 'Cartera Q2' con margen por cliente, horas consumidas vs presupuestadas y NPS del último report.
Pizarras infinitas + Edgeless view
Sesiones de descubrimiento y workshops creativos con cliente delante en pizarra compartida.
Ejemplo: Pizarra 'Discovery Lentes Mar' con audiencias, mensajes y journey arrastrables en tiempo real.
Automatizaciones n8n integradas
Reporting automático desde Meta Ads, GA4 y Search Console; alertas de overrun de horas; recordatorios al equipo.
Ejemplo: Flujo 'Alerta overrun' que avisa al account cuando un cliente supera el 80% de horas presupuestadas.
Canal cliente (WhatsApp + chat)
Un único número de la agencia conectado al workspace del cliente: cero WhatsApps personales del account.
Ejemplo: Cliente envía referencia visual por WhatsApp y queda enlazada al sprint del mes con tag 'inspiración'.
Así se ve en tu día a día
Clientes activos: 14. Sprints en marcha: 11. Cuentas con overrun >20%: 2.
Reporting pendiente esta semana: 5. Pipeline cerrando este mes: 3 cuentas (38k€).
Preguntas frecuentes
¿Es un software vertical solo para agencias de marketing? +
No. WhitebooK es un workspace flexible que se configura con plantillas y BBDD listas para agencias. Esto permite adaptarlo si tu agencia hace también producto digital o eventos sin pagar otro vertical.
¿Cómo conecta con Meta Ads, GA4 y Search Console? +
Vía automatizaciones n8n integradas. Se conecta la cuenta del cliente y el reporting se rellena con métricas reales sin copy-paste.
¿Sirve para agencias pequeñas (3-5 personas)? +
Sí. El plan free cubre 1 usuario y Pro escala bien hasta agencias medianas. Es la mejor manera de empezar antes de incorporar más equipo.
¿Mis datos y los del cliente están protegidos y exportables? +
Cifrado en tránsito y reposo, hosting europeo y exportación completa cuando quieras. Permisos por rol (account, creativo, paid, junior, dirección) y por cliente.
¿Qué cuesta y cómo me apunto a la beta? +
Free para 1 usuario, 9,99 €/usuario/mes en Pro con pago anual. Estamos en beta cerrada: te apuntas a la lista de espera y agendamos onboarding.
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