La academia online que deja de pegar Notion, Circle, Mailchimp y Zapier
Lanzas cohortes, sigues a cada alumno, lanzas drips de bienvenida y respondes por WhatsApp/Telegram desde el mismo workspace.
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Lo que pasa hoy en academias online
- ✗ Estructuras los cursos en Notion, las cohortes en Airtable, los leads en HubSpot Free y la comunidad en Circle. Nada habla con nada.
- ✗ No tienes un sitio donde ver el progreso del alumno + su última conversación + su factura sin abrir tres paneles distintos.
- ✗ Hablas con alumnos por WhatsApp y Telegram pero los mensajes no se asocian a su ficha de alumno.
- ✗ Las FAQ y materiales viven duplicados en Notion, Drive y Google Sites con versiones distintas que se contradicen.
- ✗ Para lanzar el drip de bienvenida, recordatorio de clase y onboarding necesitas Zapier de pago + Make + ActiveCampaign.
Cómo lo resolvemos en WhitebooK
En una academia online tipo, cada alumno tiene una ficha en WhitebooK con su cohorte, módulos completados, calificaciones, factura asociada y la conversación de WhatsApp o Telegram dentro de su propia ficha. La cohorte es una página viva con calendario de clases en directo, materiales, deberes y pizarra de dudas. El equipo docente y el comercial dejan de saltar entre Hotmart, Circle, Notion y la bandeja de Gmail.
Los documentos rich-text guardan los módulos, los briefs de proyectos y las plantillas de feedback al alumno. La base de datos relacional conecta alumnos con cohortes, módulos, calificaciones, leads y facturas. La pizarra Edgeless sirve para sesiones síncronas: brainstorming en directo con la cohorte sin abrir Miro aparte. Las automatizaciones n8n integradas llevan los drips de bienvenida, recordatorios de clase, onboarding y reactivación de alumnos inactivos. El canal cliente unifica WhatsApp y chat web por curso, asociando cada conversación a la ficha del alumno.
El antes era un equipo pequeño con 4 herramientas y una cofundadora pegando hojas de cálculo a las 2 de la mañana. El después es ver de un vistazo qué cohorte va al día, qué alumnos llevan 14 días sin abrir el módulo, qué leads están a punto de comprar y qué dudas se repiten en WhatsApp para meterlas en la FAQ del propio curso.
Cómo WhitebooK encaja en academias online
Documentos rich-text
Módulos del curso, briefs de proyectos y plantillas de feedback editables como en Notion.
Ejemplo: Módulo 'Semana 3 — Validación de oferta' con vídeo embebido, lectura, ejercicio y rúbrica de evaluación.
Bases de datos relacionales
Alumnos enlazados con cohorte, módulos completados, calificaciones, leads y facturas.
Ejemplo: Vista 'Cohorte abril 2026 — Progreso por alumno' con barra de avance y nota media de proyectos.
Pizarras infinitas + Edgeless view
Sesiones síncronas con la cohorte sin abrir Miro o FigJam aparte.
Ejemplo: Pizarra 'Live Q1 — Mapa mental de modelos de negocio digital' co-editable por los 32 alumnos.
Automatizaciones n8n integradas
Drips de bienvenida, recordatorios de clase y reactivación sin Zapier ni ActiveCampaign.
Ejemplo: Trigger 'alumno lleva 14 días sin abrir módulo' → email + WhatsApp + tarea para tutora.
Canal cliente (WhatsApp + chat)
Conversaciones de WhatsApp y Telegram colgadas de la ficha del alumno y del lead.
Ejemplo: Lead pregunta por la cohorte de junio en WhatsApp y la conversación queda en su ficha de alumno potencial.
Así se ve en tu día a día
Inicio: 14/04/2026 · Fin: 09/06/2026 · 32 alumnos inscritos · Tutora: Laura Vidal.
Módulo 5/8 en curso. Tasa media de finalización 78%, dropout 9%.
Próxima clase en directo: jueves 09/05 a las 19:00 — Q&A funnels.
Preguntas frecuentes
¿Sustituye a Hotmart, Teachable o Thinkific? +
Hoy convivimos con ellos: Hotmart o Thinkific siguen llevando hosting de vídeo, pago y certificado, y WhitebooK lleva cohorte, comunicación, leads y operativa. Si tu academia no necesita LMS pesado, podemos cubrir todo.
¿Funciona para cursos en cohorte y para evergreen al mismo tiempo? +
Sí. La base de datos de alumnos no distingue: una cohorte es una etiqueta con fechas, un evergreen es una etiqueta sin fechas. Los drips se configuran por cohorte o por etiqueta de matriculación.
¿Reemplaza Circle o Discord para comunidad? +
Para academias pequeñas y medianas, sí: el chat por curso y por cohorte cubre el caso. Para comunidades grandes con miles de personas siguen siendo más cómodos Circle o Discord; los integramos en lugar de duplicar.
Tenemos alumnos en Notion + Airtable + Mailchimp, ¿se puede migrar? +
Sí. Importamos alumnos, leads, drips y módulos desde Notion, Airtable, Mailchimp y CSV. La migración la hacemos contigo en la beta cerrada para que no pierdas progresos ni etiquetas.
¿Cuánto cuesta para una academia con 3 personas en el equipo? +
Free para 1 usuario. Pro 9,99€/usuario/mes con pago anual. Tres personas son ~30€/mes vs Notion 24€ + Airtable 30€ + Mailchimp 50€ + Zapier 49€ que pagas hoy.
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